Estudio de viabilidad de una nueva herramienta de gestión de proyectos para Group IPS

Group IPS es una empresa belga dedicada a la gestión de proyectos en el sector
industrial. Group IPS cuenta con una robusta metodología de gestión de
proyectos. Durante los últimos 20 años, esta metodología ha sido refinada para
conseguir la magnitud y la madurez de la actualidad. A lo largo de esta etapa se
han creado diversas plantillas e incluso se han ido incorporando potentes
programas de planificación. Aun con todo ello la estructura de los documentos
sigue siendo descentralizada. Esto obliga a tener que migrar datos de unos
documentos a otros. Las copias de estos datos se realizan de manera manual
siendo fuente de ineficiencia a y errores. Por ello nace la iniciativa de desarrollar
una programa para la gestión de proyectos con cuatro objetivos:
- Integrar todas las herramientas en un mismo entorno
- Automatizar la actualización de información entre documentos
- Simplificar la relación entre los entregables de Gestión de Proyectos y los
documentos de cada uno de los programas utilizados actualmente
- Agilizar la planificación de las tareas y recursos en el proyecto
El objeto de este documento es realizar una definición funcional de la plataforma
para poder realizar un posterior estudio de la viabilidad del proyecto y determinar
el éxito de su implantación.
Este proceso se llevará a cabo mediante los siguientes estudios:
- Análisis del funcionamiento de la metodología de Group IPS e
identificación de las claves a tener en cuenta en el desarrollo de la
aplicación
- Estudio de distintas metodologías de gestión de proyectos para mejorar la
existente
- Análisis de programas de gestión de proyectos que cumplan los requisitos
de la plataforma
- Descripción funcional de la herramienta
- Estudio de viabilidad
- Próximos pasos

Group IPS is a Belgic company dedicated to Project Management in the industrial
field. Group IPS has a robust methodology of Project Management. Over the last
20 years, this methodology has been tuned to get the size and current maturity.
Over these years many templates and trainings have been created as well as the
implementation of different programs to obtain better results in planning and
design. Nevertheless, the structure of the different documents remains
decentralized. This structure forces IPS employees to update information across
documents. The update of this data, is performed manually and this becomes a
source of inefficiencies and errors. This creates the need to develop a tool to
manage projects. The four main goals from for the tool are:
- Combine all tools into one unique platform
- Automatize the update of the information across documents
- Simplify the relationship between the PM deliverables and the documents
of each program
- Simplify the planning of resources and task allocation
The purpose of this document is to elaborate a functional definition of the
platform to perform a feasibility study of the project and determine the plausible
success of its implementation.
For this study the following analysis will be taking into consideration:
- Analysis about Group IPS’s methodology and the keys to take into account
in the development of the application
- Research on different methodologies of project management to improve
the existing one
- Benchmark of different programs available in the market that fulfil the
specifications of the platform
- Functional definition of the Overall Project Tool
- Feasibility study